Entenda AQUI as transformações e evite riscos trabalhistas com as novas rotinas do DP. Uma mudança importante está transformando rotinas antigas do Departamento Pessoal e a forma como as empresas documentam vínculos trabalhistas no Brasil.
Processos que por décadas fizeram parte da cultura administrativa começam a dar lugar a novos formatos, com impacto direto na organização de informações, fiscalização e segurança de dados. Para empregadores e profissionais da área contábil, entender esse movimento é essencial para evitar falhas, retrabalho e riscos trabalhistas nos próximos anos.
A transição do papel para o digital no RH não é apenas uma tendência, é uma exigência legal que visa simplificar a vida das empresas e centralizar as informações para o governo.
Desde a implementação plena do eSocial, o tradicional livro de registro (ou a ficha física) tornou-se opcional para a maioria das empresas, sendo substituído pelo registro eletrônico.
Aqui está o que você precisa saber sobre essa mudança:
O que mudou na prática?
De acordo com a Portaria nº 671/2021 do Ministério do Trabalho e Previdência, o registro de empregados agora é prioritariamente eletrônico.
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Substituição pelo eSocial: O envio dos dados do trabalhador para o sistema do eSocial (através do evento S-2200) supre a necessidade do livro físico.
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Anotações Automáticas: Alterações salariais, férias e cargos, que antes exigiam preenchimento manual e caneta, agora são atualizadas digitalmente no sistema de folha e enviadas ao governo.
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CTPS Digital: O registro no sistema alimenta automaticamente a Carteira de Trabalho Digital do funcionário.
Vantagens da Digitalização
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Redução de Custos: Fim dos gastos com papel, impressão e espaços físicos para arquivos (os famosos “arquivos mortos”).
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Segurança Jurídica: Diminui o risco de rasuras, perdas ou danos físicos aos documentos.
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Agilidade: A consulta de dados históricos de um colaborador acontece em segundos, em vez de exigir uma busca em pastas empoeiradas.
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Fiscalização Remota: O Ministério do Trabalho pode auditar os dados sem precisar comparecer fisicamente à empresa para “folhear” livros.
O que fazer com os livros antigos?
Essa é uma dúvida comum. Não jogue nada fora ainda!
Importante: Os livros e fichas físicas utilizados antes da migração para o sistema eletrônico devem ser preservados. Eles são a prova documental de vínculos antigos e podem ser exigidos em processos trabalhistas ou para fins de aposentadoria dos colaboradores.
Tabela de Temporalidade (Resumo)
| Documento | Prazo de Guarda | Motivo |
| Livros/Fichas de Registro | Indeterminado | Comprovação de tempo de serviço e histórico laboral. |
| Contrato de Trabalho | 30 anos (FGTS) / Permanente | Fins previdenciários. |
| Cartões de Ponto | 5 anos | Prazos prescricionais trabalhistas. |
Como fica para quem ainda usa o físico?
Embora o governo incentive o digital, as empresas que optarem por manter o sistema físico devem seguir regras rígidas de preenchimento e numeração, mas saiba que isso está se tornando uma “burocracia extra” desnecessária, já que o envio ao eSocial é obrigatório de qualquer forma.
Dica de ouro: Se o seu RH ainda sofre com carimbos e fichas de papel, o ideal é conversar com o suporte do seu software de gestão para garantir que a opção de “Registro Eletrônico” esteja devidamente configurada.
Publicado por: Camila Cruz – Advogada,professora e palestrante. Especialista em eSocial e LGPD (Autora do MP3 acima).
Fonte: Portal Contabeis