Desde os anos 80, o uso do controle de ponto no mundo corporativo foi estabelecido como obrigatório pelo art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que definiu todas as regras para sua implementação. O controle de ponto é um sistema responsável por registrar a jornada de trabalho dos funcionários, e extrair informações como quantidade de horas extras, atrasos, faltas, e outros dados que incidem na folha de pagamento. Mas, na prática, um bom controle de ponto traz muitos benefícios para as empresas que vão além de seguir uma determinação legal e otimizar as tarefas burocráticas da organização.

Antigamente, era muito comum ver que as empresas enxergavam o controle de ponto como uma mera obrigação da nossa legislação. Além disso, alguns gestores enfrentavam sérios  problemas para gerenciá-lo. Afinal, os primeiros sistemas que surgiram eram incompletos e até mesmo demandavam grande custo de manutenção. Mas, com o passar dos anos, novos sistemas muito mais modernos surgiram, e não só facilitaram essas responsabilidades do departamento de recursos humanos, como também contribuíram para uma maior produtividade, economia, e melhor gerenciamento de todo o seu negócio.

Fica a pergunta: de tantas opções disponíveis, qual o melhor sistema para a sua organização? 

E principalmente: você conhece todas as funcionalidades do controle de ponto, as regras previstas em nossa legislação e como deve ser adotado por sua empresa? Se não sabe essas respostas, não se preocupe! Neste texto, explicarei em detalhes tudo o que você precisa saber sobre o controle de ponto, como este sistema funciona e como implantá-lo de forma eficaz, para que sua empresa otimize muitas tarefas e ganhe vantagens.

Confira os tópicos que serão abordados:

• Controle de ponto: o que é?
• Principais métodos de registro de ponto;
• Controle de frequência dos funcionários;
• RH e a transformação digital: Controle de ponto online;
• Quais as principais dúvidas sobre Controle de ponto?
• Redução de custos e erros operacionais.

Vamos começar.

Controle de ponto: o que é?

Saiba AQUI tudo sobre CONTROLE DE PONTO e o PontoTel

O controle de ponto é um sistema completo de gestão de jornada, cuja função é registrar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída dos colaboradores.  Em outras palavras, este sistema é responsável por registrar todas as informações de jornada de trabalho dos funcionários. O surgimento dele foi extremamente revolucionário no mundo corporativo. Vamos usar o exemplo de uma empresa de grande porte, já imaginou o trabalho e os problemas que a organização enfrentava para controlar e gerenciar os horários de todos os seus funcionários?

Com o surgimento do controle de ponto esta tarefa se tornou mais fácil. As empresas conseguiram ter à disposição um sistema que permitiria não só uma melhor administração de todas as jornadas, mas também muitas outras tarefas especialmente do departamento de recursos humanos. Afinal, a principal responsabilidade de todo RH é lidar com as questões burocráticas da empresa, como, por exemplo, garantir que a organização esteja funcionando na lei e organizar a folha de todos os funcionários ao final do mês.

Com o controle de ponto, este departamento tem todas as informações de jornada dos colaboradores reunidos em um único meio. Isso facilita o fechamento da folha de ponto e reduz a possibilidade de erros relacionados ao cumprimento da carga horária de cada profissional. Imagino que você esteja se perguntando como este sistema funciona, mas não se preocupe, pois, explicarei em detalhes daqui a pouco. Antes disso, vamos entender melhor sobre a relação entre o controle de ponto e a jornada dos funcionários.

Jornada de trabalho: entenda a relação com o controle de ponto

Não há como explicar o funcionamento do controle de ponto sem mencionar o conceito de jornada de trabalho. Afinal, como disse anteriormente, o principal benefício deste sistema é ajudar as empresas a terem uma melhor administração dos horários dos funcionários. Por isso, vamos entender melhor o conceito deste termo. A jornada de trabalho se trata da rotina de horários dos colaboradores, e pode ser definida como o tempo que o funcionário fica à disposição da contratante no dia a dia.

Agora, não se engane ao pensar que isto vale somente para o período no qual o profissional estiver realizando suas atividades e responsabilidades previstas no contrato de trabalho.  Este tempo também abrange casos no qual o colaborador estiver aguardando um chamado da empresa, pedindo para que ele realize o serviço determinado. Esta jornada é determinada para o funcionário assim que ele assina o seu contrato de trabalho, e de acordo com a CLT, todos os funcionários que forem contratados sob o regime celetista devem possuir uma jornada diária com o limite máximo de 8 horas diárias, 44 horas semanais e 220 horas mensais. Apesar disso, cada organização pode adotar jornadas diárias com duração maior ou menor, dependendo da demanda de trabalho ou da contratação.

Ficou confuso? Calma que vou explicar. 

De acordo com o art. 58 da CLT, a jornada de trabalho pode ser estendida ou reduzida caso seja previamente estipulado outro limite no momento da contratação. Veja na íntegra:

“Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixo expressamente outro limite.”

Para isso, as organizações podem adotar diferentes tipos de escalas para que essa carga horária seja cumprida, sendo que todas as horas trabalhadas que ultrapassarem este limite devem ser computadas como horas extras, e pagas na folha de pagamento ou inseridas no banco de horas. Administrar a jornada e escala dos funcionários pode se tornar uma tarefa difícil. Por esse motivo, nossa lei determinou em seu art. 74 que toda empresa que tenha pelo menos 20 funcionários deve adotar o controle de jornada.

Em outras palavras, este controle nada mais é do que a adoção de um sistema de controle de ponto que marque os horários de entrada, pausa e saída dos colaboradores durante o mês, incluindo as horas extras que forem realizadas antes ou depois do expediente. Confira o artigo completo:

“Art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Com essas determinações, a grande pergunta de todos os empreendedores é: qual a melhor forma de realizar este controle de jornada? Vamos descobrir!

Principais métodos de registro de ponto

Desde já, é importante deixar claro que não existe nenhuma lei que determine a adoção de um tipo específico de controle de ponto. Ou seja, cabe à empresa escolher o melhor sistema de acordo com suas necessidades. Existem diversos modelos disponíveis, mas posso garantir que o sistema da PontoTel é o melhor e mais robusto do mercado. Ele apresenta diversas ferramentas que garantem a segurança e eficiência no registro do horário e que proporciona diversos benefícios.

Mas antes de falar mais sobre o sistema, vamos fazer um recorte histórico com os principais modelos que surgiram com o passar do tempo. Isso ajudará a entender a importância de se ter um sistema moderno e completo, e os aspectos que devem ser considerados nessa escolha, como o número de funcionários que a empresa possui, os tipos de jornada que irá adotar e o orçamento disponível, por exemplo.

Confira as características de cada um desses sistemas:

Controle de ponto manual

O primeiro modelo de controle de ponto, e um dos mais baratos disponíveis no mercado, é o chamado controle de ponto manual. Popularmente conhecido como Livro de Ponto, essa forma de controle é mais vista em empresas de pequeno e médio porte. Este modelo nada mais é do que um livro no qual os horários são anotados manualmente. Ele pode ser encontrado em diversas livrarias pronto para uso, e normalmente contém informações como: nome completo do colaborador; horários de entrada, pausa e retorno do almoço, saída; e assinatura do funcionário.

Na prática, muitos profissionais podem pensar que o controle de ponto manual é mais prático e simples, pois tem baixo custo de implantação e não demanda nenhuma manutenção.  Mas não se engane, pois, preciso te dizer que este modelo é extremamente suscetível à falha ou até mesmo anotações indevidas. Isso acontece, pois os próprios colaboradores são responsáveis por anotar seus horários no livro, o que faz com que esse procedimento possa conter rasuras e erros.

Como consequência, isso fazia com que o RH ou departamento pessoal tivesse que acompanhar constantemente a marcação dos horários dos funcionários. Imagine se este controle de ponto fosse adotado por uma organização de grande porte, fazer essa supervisão seria praticamente impossível. Dessa forma, foi necessário o surgimento de um sistema que corrigisse estes problemas, e oferecesse maior segurança.

Controle de ponto mecânico

Com o passar dos anos, surgiu uma nova forma de controle de jornada: o controle de ponto mecânico, também conhecido como ponto cartográfico ou relógio de ponto.  Neste modelo, os funcionários recebem um cartão com seu nome e função, que deve ser inserido na máquina para carimbar seus horários de entrada, pausa e saída.  Este sistema foi criado para otimizar o processo de marcação de ponto e de trazer maior segurança em relação ao modelo anterior. Entretanto, na prática, ainda pode ser considerado como um processo manual e sujeito à erros.

Já que ao final do mês o RH deverá recolher todos os cartões e adicionar os horários em um sistema ou planilha, nesse processo pode ser que aconteça alguma falha na exportação dos dados, gerando erros operacionais.   Além disso, este modelo exige extrema organização de todos os cartões, para que não sejam perdidos e gerem problemas para o fechamento da folha de pagamento.

Controle de ponto eletrônico

Um pouco mais adiante na história, um novo tipo de sistema surgiu, com propostas e ferramentas totalmente diferentes dos modelos anteriores. O controle de ponto eletrônico (REP) revolucionou o mercado ao proporcionar duas formas de registro dos horários. A primeira é feita por um cartão de ponto. Imagino que você tenha ficado confuso, afinal, no controle de ponto mecânico a jornada também era registrada por meio de um cartão.

Mas neste caso, a grande novidade foi o fato dos cartões possuírem um sistema magnético, no qual as informações do funcionário são cadastradas em um sistema e identificadas por esse código. Dessa forma, basta inserir ou aproximar o cartão ao leitor para que os dados sejam captados automaticamente. Entretanto, esse ainda não era o modelo ideal de controle. Uma vez que funcionários acabavam perdendo ou os próprios cartões acabavam estragando com o passar do tempo fazendo com que a empresa precisasse arcar com os custos de substituí-los.

Além disso, eles não garantiam muita segurança, já que os colaboradores poderiam facilmente fraudar o registro pedindo para outro funcionário marcar  o ponto em seu lugar.  Por conta desses problemas, surgiu o segundo modelo de controle de ponto eletrônico: o relógio de ponto biométrico, no qual o colaborador marca seu horário por meio da leitura de impressão digital. Aqui, basta que o colaborador insira o seu dedo no leitor para que a máquina compute os dados junto com o horário de marcação.

Essa novidade foi extremamente vantajosa para garantir uma maior segurança na marcação do ponto, reduzindo significativamente as chances de fraudes e oferecendo maior praticidade no registro, principalmente se tratando de organizações de grande porte. Por outro lado, o controle de ponto biométrico ainda apresentava alguns problemas, como demandarem de um alto custo para as empresas; exigirem manutenção e precisarem de um software complementar para tratar as informações de ponto.

Controle de ponto alternativo ou online

Por fim, o último sistema criado foi o controle de ponto alternativo também conhecido como ponto online.  Eles são os mais modernos e completos disponíveis no mercado. Apresentam ferramentas que otimizam ainda mais toda a gestão de pessoas e traz maior segurança e eficácia no registro dos horários. A tecnologia usada em seu sistema permite o gerenciamento em tempo real de todas as informações de jornada dos colaboradores, com armazenamento em nuvem e acesso à qualquer momento por meio de diversos aparelhos eletrônicos sem que haja a necessidade de exportar esses arquivos.

O registro dos horários pode ser feito por diversos aparelhos eletrônicos como celulares, tablets e computadores, e efetuado por meio de senha e até mesmo reconhecimento facial. Outra característica deste sistema é que os próprios colaboradores podem controlar suas jornadas. Dessa forma, eles poderão acompanhar de perto seus horários, gerenciar seu banco de horas evitando que fique negativo e evitar faltas ou atrasos injustificados.

Esse é o caso da PontoTel. Com um software que funciona de forma online e offline, nosso sistema é o único do mercado com mais de 8 formas de captação de horários, unindo o registro, tratamento e gestão do ponto em um só lugar. Com diversas ferramentas customizáveis, o sistema garante a eficiência e segurança no controle de jornada dos funcionários. Com isso, permite a supervisão em tempo real por meio de dashboards e painéis de acompanhamento.

Para ajudar ainda mais, os gestores têm acesso à mais de 30 tipos de relatórios gerenciais que possibilitam visualizar indicadores sobre a frequência dos funcionários. Ou seja, tudo acontece de forma mais organizada para ajudar a ter uma melhor gestão estratégica.  Com um controle de ponto alternativo como o da PontoTel, sua empresa não precisará mais se preocupar com o gerenciamento dos horários de seus funcionários. Nós oferecemos um sistema completo, moderno e eficiente, que não exige grande custo de implantação e de manutenção.

Esses são os principais modelos de controle de pontos disponíveis para serem implementados na sua empresa. Cada um possui propostas e características bem diferentes. Por isso, é importante analisar muito bem a situação atual do seu negócio antes de realizar essa escolha.

Por dentro do PontoTel: Veja AQUI quais as formas de captação de ponto pelo PontoTel

Controle de frequência dos funcionários

Entender tudo sobre o funcionamento do controle de ponto pode parecer confuso para muitos profissionais. Afinal, além de existirem diversas leis que regulam seu funcionamento, ainda existem diversos termos que podem confundir o nosso dia a dia.  Quando falamos sobre o controle de ponto dos funcionários, outro termo muito importante que faz parte deste processo é o chamado controle de frequência.

Enquanto o controle de ponto pode ser entendido como o registro da jornada dos funcionários, o controle de frequência, por sua vez, é o processo de gestão de pessoal que visa a captação e análise dessas informações para que o RH consiga calcular a remuneração mensal do colaborador. Ou seja, é a partir do controle de ponto que, ao final do mês, os profissionais deste departamento conseguem analisar todos os horários de entrada, pausa e saída. Além da quantidade de horas extras, intervalos intra e interjornada, adicional noturno, e outros dados que incidem na folha de pagamento para que sejam calculados devidamente.

Este controle permite que a empresa consiga analisar a assiduidade dos funcionários, e saber exatamente quais funcionários têm maior quantidade se atrasos, faltas ou até mesmo horas extras, indicadores extremamentes importantes que impactam diretamente no funcionamento da empresa. Vamos usar o excesso de horas extras como exemplo. É muito comum ver pessoas pensarem que, quando um funcionário fica muito mais tempo em serviço do que sua carga horária normal, significa que ele está sendo mais produtivo e trazendo maior desempenho para a contratante.

Mas preciso dizer que, na maioria das vezes, as horas extras não são sinônimo de eficiência. Ser produtivo não significa realizar uma grande quantidade de tarefas em menos tempo, mas sim ter um bom desempenho delas. Ou seja, como usar o tempo à seu favor para realizar suas responsabilidades prezando qualidade ao invés da quantidade. Até aqui, expliquei as principais características do controle de ponto e os diferentes sistemas disponíveis no mercado que podem ser adotados pela sua empresa. Dentre eles, mencionei que o controle de ponto online é o mais completo e moderno, com ferramentas que trarão diversas vantagens para o seu negócio. Vamos ver mais sobre os benefícios desse sistema no próximo tópico.

RH e a transformação digital: controle de ponto online

Não há como negar que os avanços tecnológicos trouxeram grandes benefícios para o mundo corporativo.  Máquinas mais rápidas que otimizaram o desempenho de diversas atividades; surgimento da inteligência artificial aplicada em diversos setores de uma empresa; e principalmente; criação de sistemas de controle de ponto mais modernos e eficientes são alguns dos maiores exemplos vistos hoje em dia. Todos esses avanços fazem parte da chamada transformação digital. Essa transformação é caracterizada pelo uso da tecnologia pelas organizações com o objetivo de melhorar seu desempenho no mercado, aumentar sua produtividade e, consequentemente, garantir melhores resultados.

São mudanças que afetam diretamente toda a estrutura das empresas, onde a tecnologia passa a ser parte essencial e a desempenhar um papel fundamental para garantir o funcionamento do negócio. Dentre todas as novidades que surgiram dessa transformação, está o controle de ponto online, que como disse acima, foi criado com o objetivo de suprir as necessidades causadas pelos modelos anteriores. Seu grande benefício é proporcionar o registro de ponto digitalmente, ou seja, por meio de aparelhos tecnológicos como computadores e celulares, o que gera benefícios para toda a gestão de pessoas. Veja alguns deles abaixo:

Maior segurança

Mais acima, expliquei que o controle de ponto online funciona por meio do armazenamento em nuvem.  Na prática, isso significa que todos os dados de jornada dos funcionários são reunidos em um espaço de armazenamento online de arquivos na internet, que podem ser acessados a qualquer momento sem que haja o risco de perdê-los. Com uma ferramenta que cria várias camadas de segurança em relação aos servidores físicos, os gestores terão um meio muito mais seguro para guardar essas informações, que serão computadas em tempo real logo que um funcionário marcar seu ponto.

Redução de custos e de erros operacionais

Nos sistemas mecânico ou até mesmo eletrônico, um dos problemas mais recorrentes era o fato da máquina quebrar ou parar de funcionar, fazendo com que a organização gastasse uma grande quantidade de dinheiro para trocá-lo e manter sua manutenção e gerenciamento. Mas com um sistema online, isso não ocorre. Como exemplo, sistemas como o da PontoTel oferecem os serviços (Saas), no qual as empresas somente pagam um valor mensal acessível para utilizar todo o sistema de gestão e controle de ponto. Além disso, o controle de ponto online diminui muito as chances de ocorrerem erros operacionais. Com ele, os gestores conseguirão realizar a gestão das horas extras, banco de horas, justificativas de faltas e atrasos de forma muito mais fácil.

Fácil e intuitivo

Todas as ferramentas do sistema de controle de ponto online tornam seu uso muito mais fácil e intuitivo. No sistema da PontoTel por exemplo, em poucos cliques é possível fazer o gerenciamento dos horários dos funcionários em tempo real, além de acessar ferramentas que calculam automaticamente banco de horas, faltas e horas extras; e integrá-los à folha de pagamento muito mais rapidamente. Tudo isso sem precisar comprar um relógio de ponto, instalar e registrar todas as informações.

Otimiza gestão dos horários

Por fim, a principal vantagem do controle de ponto online é a otimização da gestão de jornada dos funcionários. Vamos comparar com o controle eletrônico, que necessita de sistemas complementares para tratar os pontos batidos por não identificar o que é atraso, hora extra e faltas. A necessidade desse sistema complementar torna este processo muito mais trabalhoso e suscetível à problemas, mas com o controle online todas essas etapas são reunidas em um único sistema.

Aqui, o próprio funcionário também pode inserir observações na folha de ponto caso haja algo que ele queira ressaltar, como por exemplo justificar o motivo de ter trabalhado a mais em determinado dia. Com essas ferramentas, o trabalho do RH será otimizado, e principalmente, a relação entre a empresa e os colaboradores será muito mais transparente, garantindo um melhor ambiente de trabalho para todos.

Quais as principais dúvidas sobre o controle de ponto?

O controle de ponto traz diversos benefícios para as empresas, mas para isso, é necessário saber tudo sobre seu funcionamento, até as regras previstas em nossa legislação e como implantá-lo de forma eficaz. Por isso, a seguir separei vários tópicos com as principais dúvidas que podem surgir sobre esse sistema, para que ao final, sua empresa consiga escolher a melhor opção de acordo com as necessidades do seu negócio.

Vamos começar.

Para que serve o controle de ponto?

O controle de ponto é um sistema responsável por registrar os horários de entrada, pausa e saída dos funcionários durante todo o mês. Ou seja, é a partir desse sistema que a organização também conseguirá extrair informações como quantidade de horas extras, saldo do banco de horas, quantidades de faltas e atrasos. Dessa forma, o departamento de recursos humanos consegue fechar a folha de pagamento dos colaboradores de modo fácil e rápido.

Quais são os tipos de sistemas de controle de ponto?

De forma resumida, existem 4 tipos de controle de ponto disponíveis no mercado: manual, mecânico, eletrônico, alternativo ou online.

• Manual: mais antigo, simples e financeiramente econômico, no qual os horários são registrados manualmente em um livro de ponto;
• Mecânico: funciona por meio de um relógio de ponto, onde os funcionários recebem um cartão com suas informações que, ao ser inserido na máquina, irá carimbar seus horários;
• Eletrônico: famoso REP, proporciona duas modalidades de registro de ponto: por meio da biometria e por um crachá com identificação magnética;
• Alternativo ou online: o mais moderno do mercado, funciona de forma totalmente online com armazenamento em nuvem. Os horários podem ser registrados por meio de diversos aparelhos como celulares, computadores e tablets, usando senha ou reconhecimento facial.

O que a lei diz sobre o controle de ponto?

Desde que o primeiro controle de ponto foi criado, o Ministério do Trabalho e a CLT criaram diversas leis e Portarias com o passar dos anos para regulamentar a implantação destes sistemas nas empresas. Por isso, vamos fazer um breve resumo dessas principais leis e como estão previstas atualmente. A primeira lei importante de ser citada é a Lei 7.885/89, que estabelece em seu art. 41 o seguinte:

“Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho”.

Mas será que essa lei é válida para todas as empresas? A resposta é depende. Em 1943, o art. 74 da CLT determinava que o controle de ponto é obrigatório para todas as organizações que tenham pelo menos 10 funcionários, seja por meio de um sistema manual, mecânico ou eletrônico.

Porém, com a vigência da MP da Liberdade Econômica em 2019, a adoção do controle de ponto se tornou obrigatória para empresas que tenham um número igual ou superior à 20 funcionários. Além dessa lei, duas Portarias muito importantes foram criadas para regulamentar esse sistema e se adaptar ao surgimento de novos modelos graças aos avanços tecnológicos. Vamos ver cada uma delas separadamente nos próximos tópicos.

Como funciona a Portaria 1510 do MTE?

Logo quando foi criado o controle de ponto eletrônico, o Ministério do Trabalho publicou em 2009 a Portaria 1510, também conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico, com o objetivo de instituir as regras e obrigações para a adoção de sistemas de registro eletrônico para controlar a jornada dos funcionários. Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) , essa Portaria foi criada para impedir que as marcações de ponto fossem manipuladas ou excluídas, garantindo mais eficácia e integridade no controle das jornadas.

Dentre essas normas, uma das mais importantes é a obrigatoriedade do uso do Registrador Eletrônico de Ponto (REP) para o registro dos horários, que ainda deve ter funções como registrar a jornada de trabalho; emitir documentos fiscais e realizar o controle de natureza fiscal em relação à jornada. Mas além disso, essa Portaria também definiu outras regras que irei citar em detalhes daqui a pouco. Dois anos depois, contudo, com o surgimento dos controle de ponto alternativo, uma nova Portaria teve que ser criada para atualizar nossa legislação e adaptar o uso desse sistema nas organizações.

E como funciona a portaria 373 do MTE?

A Portaria 373 foi instaurada em 2011 com o objetivo de inserir novas tecnologias na prática do controle de jornada dos funcionários, desde que seja previamente autorizado por acordos ou convenções coletivas segundo seu art. 1º. Você sabe a diferença entre eles? A convenção coletiva se baseia em um acordo entre os funcionários e as empresas, e abrange toda uma categoria de trabalhadores em reunião às entidades patronais. Já o acordo coletivo, por sua vez, possui uma dimensão muito menor. Ele pode ser definido como um acordo feito entre representantes de um grupo de trabalhadores, como se fosse um único sindicato, e uma ou mais empresas de forma direta, sem a participação de uma entidade representativa patronal.

Agora, vale ressaltar que esta Portaria não exclui as normas previstas pela Portaria 1510, mas acrescenta novas regras para instruir as empresas de como realizar o controle de ponto usando sistemas alternativos. Assim como na lei anterior, esta Portaria manteve algumas proibições como: adicionar restrições à marcação de ponto dos funcionários; impedir que os colaboradores marquem ponto por alguma razão; marcação automática do ponto e exigir autorização para marcar horas extras. Já em relação às novas regras sobre o sistema, seu art. 3º estabelece a obrigatoriedade da  identificação de empregador e empregado; estar disponível no local de trabalho; e possibilitar que o registro das marcações de ponto estejam disponíveis através da central de dados para conferência.

Portaria 671

A nova portaria 671 une as principais regras estabelecidas pelas portarias 373 e 1510, tornando o registro de ponto online ainda mais seguro.

Para facilitar o entendimento dessas normas, a portaria unificou todas as formas de registro eletrônico de ponto em três categorias:

• REP-C (registro de ponto convencional);
• REP-A (conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho) ;
• REP-P (Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto)

Além disso, ela determinou como obrigatória a emissão de um comprovante de ponto em cada marcação, podendo ser em formato impresso ou digital. Inclusive, a extinção e mudança de padrão de alguns arquivos fiscais também foi uma das maiores novidades com a portaria 671. Os arquivos AFDT e ACJEF foram extintos, e agora um novo modelo de AFD foi criado, juntamente com um novo relatório chamado AEJ, que é bem mais completo e claro do que os outros.

O novo AFD deve conter os seguintes itens:

• Apresentar-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
• Ter com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
• Ordenar os registros pelo Número Sequencial de Registro – NSR.
• Não conter linhas em branco.
• O preenchimento dos campos deve se iniciar pela esquerda e as posições não utilizadas devem ser preenchidas com espaço.
• Para os registros dos tipos “1” a “5” deve ser gravado o Código de Verificação de Redundância, utilizando o CRC-16 (Cyclic Redundancy Check) do registro.
• O registro do tipo “7” deve utilizar o padrão SHA-256 (Secure Hash Algorithm – 256 bits) na geração do campo nº 8 (código hash).
• Ser nomeado pela junção da palavra “AFD” com:
• Para o REP-C: número de fabricação do REP, CNPJ/CPF do empregador e “REP-C”;
• Para o REP-A: CNPJ/CPF do empregador e “REP-A”; e
• Para o REP-P: número de registro no INPI, CNPJ/CPF do empregador e “REP_P”.

CLIQUE AQUI  para saber O que é a Portaria 671 e o que preciso me atentar ao meu registro de ponto?

Quando a empresa deve fazer o controle de ponto?

Adotar um sistema de controle de ponto vai além do que seguir as regras determinadas em nossa legislação, já que, segundo a CLT, o uso do controle de ponto somente é obrigatório para empresas que tenham um número de funcionários igual ou superior à 20. Apesar disso, vemos muitas organizações com um quadro de colaboradores inferior à este número que também optam por implantar esse sistema. Sabe porquê?

Um controle de ponto moderno e eficiente é a melhor forma de acompanhar o cumprimento da jornada de trabalho dos funcionários com segurança, garantindo que todos estão cumprindo sua carga horária e tendo todas as informações em um único meio para fechar a folha de pagamento. Além de tornar a relação entre as partes muito mais transparente, essa segurança no registro dos horários é fundamental caso a organização seja alvo de algum processo trabalhista envolvendo a computação das horas trabalhadas.

Em 2018, por exemplo, o Tribunal Superior do Trabalho registrou mais de 32.000 relacionados à horas extras. Com um controle de ponto, a empresa consegue provar facilmente o cumprimento ou não dessas horas, e evitar sérios problemas financeiros que possam decorrer. Por isso, posso afirmar que toda empresa deve adotar um controle de ponto independente de seu porte, pois este sistema trará maior segurança e otimização na gestão de jornada.

Qual a exigência da lei para o registro de ponto?

Todas as exigências sobre o uso de sistemas de controle de ponto eletrônico e alternativos estão definidas pela nova Portaria 671, que expliquei em detalhes acima. Vou detalhar essas regras daqui a pouco, mas antes disso, preciso tirar uma dúvida muito importante. Em 2017, a implementação da Reforma Trabalhista trouxe grandes mudanças no mundo corporativo, alterando normas importantes de questões como a duração da jornada de trabalho e o uso do banco de horas. Essas mudanças fizeram com que muitos profissionais tivessem dúvidas se a nova lei alterou as regras do uso do controle de ponto, e a resposta é não. A única mudança vista foi a flexibilização de acordos firmados pelo sindicato e empresas para a adoção do sistema.

Como controlar o ponto dos colaboradores?

A grande dica para ter um controle eficiente do ponto dos colaboradores é saber todas as regras previstas em nossa legislação. Afinal, além de termos leis gerais sobre quais empresas são obrigadas a adotarem este sistema, também tem Portaria específica que rege a implantação dos controles de ponto eletrônico e digital, por exemplo. Mas além disso, outra questão fundamental para que sua empresa consiga controlar a jornada de seus funcionários é mantendo uma boa relação com os sindicatos patronais, que são as associações de pessoas que fazem parte de um mesmo segmento trabalhista. São esses sindicatos que, por meio dos acordos e convenções coletivas, definem diversas condições de trabalho, como por exemplo: ajustes e piso salarial; benefícios;  regras para cada função e os deveres e direitos de cada um; normas e jornadas de trabalho.

Graças à eles, hoje podemos ver leis específicas que regulam o controle da jornada de trabalho de diversas categorias como motoristas; funcionários externos; terceirizadoras e empregadas domésticas por exemplo. Por isso, é fundamental que sua empresa saiba de todas essas regras e normas previstas pela CLT e por cada categoria sindical, para que não tenha problemas com o controle de ponto, funcione dentro da lei e evite ser alvo de processos trabalhistas.

Quando é obrigatório usar um sistema de controle de ponto eletrônico?

A única obrigação prevista em nossa CLT é em seu art. 74, que determina a implantação desse sistema em todas as empresas que tenham pelo menos 20 funcionários. Em outras palavras, nossa lei não exige a adoção de um modelo específico de controle de ponto, e cabe à própria organização escolher o sistema que se adeque às suas necessidades. Quais regras a empresa deve seguir ao usar um sistema de controle de ponto eletrônico?

Nossa legislação estabelece uma série de regras para a adoção do controle de ponto eletrônico, que explicarei em detalhes neste tópico.O primeiro ponto a ser observado é na Portaria 671, que define que o registro de ponto eletrônico deve conter todos os registros de entrada e saída dos colaboradores, abrangendo: horário de entrada, saída para o intervalo, volta do intervalo, saída e quaisquer outras pausas que forem realizadas durante a jornada de trabalho.

Além disso, segundo o Ministério do Trabalho, este aparelho deve conter as seguintes funcionalidades:

1. Marcação do ponto, com os seguintes passos:

• Receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;
• Obter a hora do relógio em tempo real;
• Registrar a marcação do ponto na MRP (Memória de Registro de Ponto);
• Imprimir o comprovante do colaborador.

2. Geração do Arquivo-Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP (Memória de Registro de Ponto); Ministério do Trabalho e Emprego;
3. Gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
4. Emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:

• Cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;
• Número Sequencial de Registro (NSR);
• Número do PIS + nome do empregado;
• Horário da marcação.

Os relatórios de ponto devem conter algumas informações necessárias para identificar o colaborador como seus documentos  (PIS e CPF), e o local onde o ponto foi registrado.

Já o art. 3º, por sua vez, estabelece o que não deve ser admitido em um sistema de controle de ponto eletrônico. São elas:

• Proibição de impor qualquer tipo de restrição à marcação de ponto, marcadores automáticos e alteração dos dados registrados;
• Imposição de especificações para os programas que tratarão das informações geradas pelo REP;
• Exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
• Determinação do formato dos arquivos digitais de registro e relatórios que o empregador deverá armazenar e apresentar aos órgãos fiscalizadores do trabalho quando requisitado.

No momento em que for implantado, a Portaria determina que este sistema deve estar disponível no local de trabalho, permitir a identificação da contratante e do funcionário; e possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

O que precisa ter no comprovante das marcações de ponto eletrônico?

Toda vez que um funcionário for marcar seu ponto, o sistema deve emitir comprovantes que contenham 5 dados fundamentais, como:

• Identificação da empresa, incluindo nome e CNPJ;
• Indicação do local em que o serviço foi prestado;
• Número de fabricação do Registrador Eletrônico de Ponto;
• Credenciais do colaborador como nome e número do PIS;
• Data, hora e Número Sequencial do Registro (NSR).

Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico?

Os controles de ponto eletrônico são uns dos mais completos do mercado. Por isso, com o passar do tempo novos modelos deste sistema surgiram para que fossem adotados. Dentre eles, separei as três opções mais buscadas pelas organizações:

Relógio de ponto por biometria

O primeiro deles é o relógio de ponto (REP), que funciona por meio da biometria. Este modelo é muito usado por empresas que possuem um grande número de funcionários por sua praticidade. Aqui, quando o sistema é implantado, todos os colaboradores devem cadastrar seus dados e digital no aparelho, para que no momento em que forem marcar seu ponto, basta posicionar o dedo cadastrado no sensor da máquina, que irá registrar o horário e a identidade do colaborador.  Além da digital, este modelo também possibilita a biometria por reconhecimento facial, na qual o aparelho irá realizar a leitura de pontos específicos da face do funcionário no momento do registro.

Código QR

A segunda opção de registro é por meio do Código QR.  Aqui, cada colaborador terá seu próprio código, que deverá ser usado no momento da marcação. Basta aproximá-lo do computador ou celular e acionar a câmera para escaneá-lo e realizar o registro. E não se preocupe, nesta modalidade ainda é feito o registro facial do colaborador para evitar fraudes.

Aplicativos de ponto e Ponto Digital

Por fim, o terceiro modelo e também o mais seguro é o registro por meio de aplicativos de ponto, mais conhecido como ponto digital, no qual os horários são marcados diretamente pelos aparelhos tecnológicos. Em sistemas como o da PontoTel, os gestores também conseguem acompanhar as informações de jornada em tempo real e fazer toda a gestão de forma online. Além disso, este modelo também disponibiliza diversas ferramentas que permitem a visualização dos dados de forma mais organizada a qualquer momento, como por exemplo por meio de relatórios personalizados.

Quais os benefícios do ponto eletrônico para a empresa?

A grande mensagem deste texto é que a adoção de um bom controle de ponto vai além do que seguir as normas previstas em nossa legislação, e principalmente, traz muitos benefícios além de otimizar a rotina do departamento de recursos humanos. As principais vantagens deste sistema que mencionei ao longo deste texto são garantir maior segurança no registro dos horários, possibilitar o acesso em tempo real à todas as informações de jornada dos funcionários, reduzir erros operacionais e rasuras na marcação do ponto e fraude.

Mas além disso, este sistema também traz vantagens para outros indicadores importantes para a gestão de pessoas. Como exemplo, o simples fato de saber quais funcionários estão realizando um excesso de horas extras, ajudará os gestores a elaborar as melhores estratégias para reduzir essas horas, e consequentemente, evitar uma queda na produtividade e índices de absenteísmo e turnover, que prejudicam o funcionamento da empresa.

Quais o valores sociais de implantar um sistema de ponto eletrônico?

Você sabia que o controle de ponto pode se tornar uma ferramenta valiosa para fortalecer os valores sociais da sua empresa? No mundo corporativo, esses valores representam os princípios da organização, suas crenças, que servirão não só como um guia interno, mas também impactarão a imagem da empresa no mercado de trabalho. Imagino que você esteja se perguntando qual a relação desses valores com o controle de ponto, e a resposta é simples:

Um sistema de controle de ponto moderno e completo, que permite aos funcionários registrarem seus horários de forma online por diversos aparelhos, em um processo muito mais rápido e eficaz, faz com que eles se sintam muito mais seguros em relação ao cumprimento da jornada. Além disso, proporcionar que os próprios colaboradores possam acompanhar e revisar alguma marcação a qualquer momento, podendo até mesmo verificar sua quantidade de horas extras e fazer sua auto-gestão do banco de horas, também contribui para um melhor clima organizacional, aperfeiçoando a imagem dos funcionários sobre a contratante.

Essa boa reputação é fundamental não só para garantir a retenção de talentos, mas também para atrair novos e mais qualificados profissionais quando necessário.

Como implementar o ponto eletrônico na empresa?

Por mais que o controle de ponto seja algo presente na grande maioria das organizações, é muito comum ver profissionais que possuem uma certa resistência e dificuldades em se adaptar ao uso do sistema. Por isso, no momento de implantá-lo, além de se lembrar de todas as determinações legais para regular seu uso, é importante se preocupar em treinar seus funcionários e adaptá-los para essa mudança. Uma ótima forma de garantir essa adaptação é dividindo este processo em três etapas: avisar com antecedência, treinamento e adaptação. Veja o que deve ser feito em cada uma delas.

1. Avisar com antecedência

Aderir à uma mudança não é algo simples, muito menos fácil de ser feito da noite para o dia. Por isso, assim que sua empresa confirmar a adesão de um sistema de controle de ponto, a primeira fase necessária é avisar os funcionários com antecedência. Informe-os sobre as mudanças que ocorrerão, e o que será feito durante a fase de adaptação, para que todos tenham tempo para aceitar a ideia e compreender o motivo da implantação do sistema, principalmente como a contratante e os colaboradores irão se beneficiar com ele.

Este aviso antecipado pode ser feito por meio de reuniões presenciais ou por informes enviados por e-mail, no qual deve conter informações como: o sistema que será implementado, como deverá ser usado corretamente, e as vantagens que proporcionará para todos. Prezar por uma boa comunicação interna é fundamental para garantir uma relação de confiança e mais transparente entre as partes, fazendo com que os funcionários se sintam incluídos nesta decisão e sempre informados sobre tudo o que está ocorrendo.

2. Treinamento

Uma vez que o sistema for de fato instalado, a sua etapa extremamente importante para garantir que todos saibam como usá-lo corretamente é por meio de um treinamento. Reúna os colaboradores e explique detalhadamente como o sistema funciona, e como aproveitar as ferramentas e benefícios que ele oferece da melhor forma possível.

Aqui, é importante ensinar o passo a passo principalmente para funcionários que nunca se depararam com um controle de ponto, detalhando itens como:

• Como baixar o aplicativo nos celulares;
• Como criar um cadastro;
• Como bater o ponto;
• Como configurar as funcionalidades.

Como exemplo, a PontoTel possui treinamentos e acompanhamentos para auxiliar a usar o sistema ou sanar alguma dúvida que possa surgir, além de disponibilizar diversas ferramentas que permitem o gerenciamento dessas informações a qualquer momento, por meio do nosso painel de acompanhamento.

Além disso, os gestores também devem disponibilizar materiais de apoio caso os colaboradores tenham alguma dúvida sobre o sistema, como por exemplo por meio de PDfs enviados por e-mail contendo o guia de funcionamento do controle de ponto.

3. Adaptação

Por fim, mesmo com todo o treinamento adequado, a empresa não pode deixar de acompanhar os primeiros momentos de uso do sistema, para garantir que todos estejam se adaptando e marcando seus pontos corretamente. Afinal, muitas dúvidas ainda podem ocorrer durante um período, e é importante que o departamento de recursos humanos se faça presente para ajudar os colaboradores com quaisquer problemas e principalmente, treinar novos funcionários que entrem na organização.

Podemos dizer, dessa forma, que esta terceira etapa é na verdade um plano de ação contínuo, na qual a empresa deve sempre se preocupar em organizar questões como:

• Criar a cultura de treinar os novos colaboradores para usarem o sistema de ponto;
• Especializar uma pessoa da empresa na utilização do sistema e torná-la disponível para fornecer suporte sempre que necessário;
• Promover pesquisas para avaliar a performance da adaptação dos colaboradores ao novo sistema;
• Conversas particulares com os funcionários que apresentarem maior resistência nesta adaptação para compreender o motivo e encontrar uma solução.

Como escolher um sistema de controle de ponto para a sua empresa?

Para isso, é importante analisar algumas questões importantes da sua empresa, como por exemplo a quantidade de funcionários.  Afinal, não adianta adotar um sistema manual se sua empresa tiver uma grande quantidade de colaboradores, uma vez que demandaria muito tempo para que o RH tratasse todas as informações para enviar para a folha de pagamento.

Além disso, a segurança e o custo benefício são outros pontos extremamente importantes a serem levados em consideração. Não adianta escolher um sistema prático e fácil, se não estiver respaldado juridicamente e não oferecer um bom custo benefício a médio e longo prazo.

Qual o sistema mais seguro e completo para a sua empresa?

Dentre todos os modelos disponíveis no mercado (manual, mecânico, eletrônico e alternativo), posso garantir que o sistema de controle de ponto alternativo, ou online, é o mais completo e seguro para a sua empresa. Afinal, este sistema é o único que, por meio da tecnologia, criou ferramentas que permitem o gerenciamento e acompanhamento da jornada dos funcionários de forma online e em tempo real, garantindo a segurança dos dados que são armazenados em nuvem.

Como exemplo, no sistema da PontoTel os gestores podem adicionar e modificar diferentes jornadas e escalas a qualquer momento, e ainda inserir regras de cálculo específicas para horas extras, trabalhos noturnos, aos finais de semana, tornando o fechamento de folha ao final do mês muito mais fácil e prático.

Dessa forma, podemos afirmar que com um sistema de controle de ponto alternativo, sua empresa terá vantagens como:

• Otimização das tarefas do departamento de recursos humanos, reduzindo o tempo de processos como lançamento de atestados; conserto de atrasos e excesso de marcações para o fechamento da folha;
• Redução de custos com relógio de ponto, uma vez que o sistema alternativo não exige a compra de um aparelho, muito menos pagar alguém para instalar, comprar insumos da máquina entre outros gastos corriqueiros;
• Eliminação de erros operacionais, já que em um sistema que é movido pela inteligência artificial todos os processos são feitos virtualmente;
• Redução de ações jurídicas, pois com um controle de ponto online, sua empresa terá segurança no registro dos horários que podem ser acompanhados a qualquer momento por meio de relatórios, o que dificulta as chances de fraudes na folha de ponto e de processos sobre divergências na marcação.

E para o colaborador?

Não há como negar que um controle de ponto alternativo traz grandes vantagens para a contratante, mas e se eu te dissesse que os colaboradores também serão beneficiados com este sistema? Uma das maiores vantagens para os funcionários é justamente a possibilidade de marcar seus horários de forma online, de forma muito fácil e rápida por meio de computadores ou celulares como exemplo.

Como consequência, eles também terão uma maior segurança, uma vez que além de poderem acompanhar suas horas trabalhadas em tempo real, saberão não só se estão cumprindo com a jornada estipulada, mas também saber sua quantidade de horas extras e gerenciar seu banco de horas. Tudo isso contribuirá para uma relação mais transparente entre as partes, fazendo com que os funcionários se sintam mais felizes em seu ambiente de trabalho.

Quais os riscos de não controlar a jornada de trabalho na sua empresa?

Você sabia que, em 2018, cerca de ¼ dos processos trabalhistas registrados no país envolviam o controle de ponto? Pode parecer pouco, mas este número representou mais de R$ 2 bilhões pagos em ações. Dentre essa quantidade, sabe qual foi a maior causa? Divergência em relação às horas extras, seja por não terem sido pagas ou que foram pagas de forma errada. Ser alvo de processos trabalhistas envolvendo este tema é o primeiro risco que sua organização corre ao não ter um bom controle de ponto.

Diversos casos envolvendo este tema são vistos e divulgados pelo site do Tribunal Superior do Trabalho (TST). De acordo com o site do Tribunal, mais de 45 mil processos relacionados à jornada de trabalho estão sendo tramitados atualmente. Dentre eles, separei um especial que deixa claro como este problema é visto na prática ocorrido na Companhia de Eletricidade do Estado da Bahia (COELBA).

Segundo o TST, a empresa foi condenada ao pagamento de horas extras por não ter controle sobre as folhas de frequência dos trabalhadores, após uma de suas funcionárias ter entrado na justiça pedindo este pagamento ao alegar que trabalhava mais de oito horas por dia, além de afirmar que usufruía do intervalo intrajornada parcialmente. Como a organização não apresentou os controles de frequência, o Tribunal considerou as acusações da colaboradora como verídicas, condenando a Companhia ao pagamento das horas extras devidas.

Com este caso, é possível ver como a falta de um controle de ponto que garanta a segurança no registro dos horários foi crucial para que a empresa fosse condenada, uma vez que não tinham provas de que a funcionária não trabalhava além de sua carga horária habitual. Além de correr o risco de lidar com processos, outra consequência séria é receber uma multa administrativa no caso de empresas que tenham mais de 20 funcionários e não tenha um sistema que controle as jornadas.

Todos esses problemas só ocorrem quando as empresas não controlam a jornada de trabalho de seus colaboradores, ou por adotarem um sistema inseguro que gera grandes dores de cabeça, cujo valor  mínimo é de R$ 40,25 e máximo de R$ 4.025,33.

Como o controle de ponto online ajuda a proteger sua empresa de fraudes no ponto?

Fraudes envolvendo o registro dos horários trabalhados são uns dos maiores problemas enfrentados pelas empresas que possuem um controle de ponto incompleto e ineficiente. Isso pode acontecer por diversos motivos, seja pelo fato do colaborador esquecer de marcar seu horário, ou até mesmo quando um colega registra o ponto em seu lugar. Em qualquer caso, a consequência é a mesma: a abertura de um processo, podendo até mesmo resultar em uma demissão por justa causa.

Muitos desses casos acabam ganhando grandes proporções midiáticas, assim como aconteceu na última Copa do Mundo quando uma servidora pública de Belém foi condenada após ter fraudado seu ponto. Na ocasião, a funcionária havia anotado todos os seus pontos do mês previamente para que pudesse acompanhar os jogos na Rússia. Após ter postado diversas fotos do campeonato em suas redes sociais, sua empresa abriu um processo administrativo, informando que não admitem qualquer desvio de conduta de seus colaboradores.

Este exemplo deixa claro como a fraude no controle de ponto pode se tornar ainda mais frequente em empresas que adotam sistemas ineficientes e que não são seguros, que só podem ser solucionados com a adoção de controles modernos que usem a tecnologia à seu favor. A melhor forma de evitar este problema é por meio da assertividade no controle de ponto.

Como exemplo, a empresa deve estabelecer uma política clara em relação à este controle, deixando claro a intolerância com fraudes ou qualquer outro problema que possa decorrer.Esta mensagem deve ser reforçada constantemente pelo departamento de recursos humanos, mantendo sempre uma comunicação interna forte. Além disso, o uso de sistemas alternativos que exigem senha ou reconhecimento fácil no momento da marcação são as melhores opções para evitar estes problemas, assim como ocorre no sistema da PontoTel.

Como usar o controle de ponto para reduzir horas extras?

Mais acima, eu mencionei que o excesso de horas extras é um grande problema no mundo corporativo, pois na maioria das vezes, isso não significa que o funcionário está sendo mais produtivo.

Na prática, quando este comportamento começa a se tornar frequente, os colaboradores podem sofrer diversos malefícios que afetam não só suas vidas profissionais, como também pessoais. Veja alguns exemplos:

• Diminuição na qualidade de vida, com sintomas como cansaço físico, mental e fadiga, que podem afetar tanto o emocional do funcionário, causando tristeza, estresse e depressão, quanto causar problemas físicos como insônia e dores musculares;
• Prejuízo das relações pessoais, uma vez que terá menos tempo para aproveitar ao lado de seus amigos e familiares;
• Desenvolvimento da Síndrome de Burnout, distúrbio emocional que pode gerar sintomas como exaustão extrema; estresse e esgotamento físico, e que pode resultar em depressão;
• Desatenção no desenvolvimento de suas tarefas, e consequentemente, maiores chances de cometerem erros operacionais.

Quando isso acontece, todas as empresas podem sofrer sérios prejuízos econômicos que afetam diretamente seu funcionamento, como um aumento de despesas médicas e licenças, maiores taxas de turnover e absenteísmo e uma diminuição da qualidade do trabalho prestado. Lidar com colaboradores que realizam horas extras é algo inevitável em toda organização, por isso, é importante saber como administrá-las e controlá-las para que nem sua empresa nem seus funcionários sofram com este problema.

Dentre todas as ações que podem ser tomadas, uma das melhores e mais eficientes é por meio do controle de ponto, que permite o acompanhamento da quantidade de horas extras feitas por cada funcionário em tempo real. Além disso, em sistemas alternativos como o da PontoTel, os gestores também terão à disposição ferramentas customizáveis como nossos dashboards que reúnem estes dados e disponibilizam métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas, ou para realizar planejamentos estratégicos.

Todas essas informações são fundamentais para analisar se os colaboradores estão tendo um excesso de horas extras, e elaborar um plano de ação para solucionar esse problema.

Controle de ponto precisa de de homologação?

Quando falamos de controle de ponto, o cumprimento dessas regras também é obrigatório, principalmente se tratando do relógio de ponto eletrônico (REP) que deve ser homologado por uma entidade credenciada ao Ministério do Trabalho. A palavra homologação pode ser entendida como o ato de aprovar, validar ou confirmar. No mundo corporativo, é visto quando uma autoridade verifica se a contratante está seguindo com todas as determinações previstas pela CLT, em processos que vão desde a contratação e demissão de funcionários, até o cumprimento da jornada de trabalho por exemplo.Para que este sistema seja homologado, o aparelho deve passar por uma análise criteriosa para garantir que tenha todas as ferramentas e funcionalidades previstas pela Portaria 671. Caso o equipamento não esteja funcionando dentro da lei a empresa pode ser autuada por não cumprir com as regras estabelecidas na legislação do controle de ponto.

Como o controle de ponto funciona para trabalhar junto a um sistema de folha de pagamento?

Fechar a folha de pagamento dos funcionários é uma das principais dúvidas vistas nas empresas, uma vez que este documento deve constar os proventos e descontos relativos ao trabalho e a jornada dos colaboradores como INSS, IRRF, Vale Transporte, Faltas, Atrasos e horas extras por exemplo. Todas essas informações são necessárias para que seja calculada a remuneração mensal de cada funcionário, e por isso devem ser calculadas com extremo cuidado para que não haja erros no fechamento deste documento.

Antigamente, era muito comum ver empresas que realizam este cálculo manualmente, mas este processo era perigoso e muito suscetível à erros. Afinal, cada colaborador possui suas peculiaridades, como valor de salários quantidades de horas extras, descontos específicos, e até adicionais diferentes. Além disso, a folha de pagamento também tem grande impacto no orçamento da empresa, se somarmos todos os impostos, demissões, contratações, horas extras, adicionais e bonificações que a contratante deve arcar com cada colaborador. Imagine calcular esses valores à mão em organizações de grande porte. Este processo seria muito trabalhoso e demandaria muito tempo, o que aumentaria as chances de ocorrerem erros.

Mas com os avanços tecnológicos, hoje as empresas conseguem automatizar a folha de pagamento por meio de softwares que calculam estes itens automaticamente por meio de um controle de ponto. Com essas ferramentas sua empresa conseguirá observar e controlar o que é gasto com cada departamento ou colaborador. Isso irá facilitar e ajudar não apenas os processos operacionais, mas também todo o gerenciamento da organização. Além disso, essa automatização também trará benefícios como operar com mais inteligência, redução de custos adicionais, evitar desmotivação profissional, erros operacionais e até mesmo garantirá mais segurança.

Mas afinal, como sua empresa pode fazer este processo?

Simples, basta adotar um sistema de controle de ponto alternativo. Muitas organizações optam por utilizar o REP para esta missão, mas lembre que ele só irá coletar as informações dos funcionários, e exigirá a implantação de outro sistema que consiga tratar estes dados. Mas com um sistema inteligente que calcule essas informações de forma automática sem que você precise apertar nenhum botão para isso, sua empresa não precisará mais se preocupar com o fechamento da folha de pagamento ao final do mês.

O sistema da PontoTel é um dos únicos disponíveis no mercado que possui a vantagem de exportar os dados da folha de ponto para o sistema de folha de pagamento. Esta integração, junto com outras ferramentas como a plataforma de cálculo automático das horas extras, com certeza irão facilitar e otimizar esta tarefa do RH, reduzindo as chances de erros no fechamento e outros problemas financeiros que possam acontecer.

Quais os benefícios financeiros que posso ter com o sistema de ponto?

O controle de ponto alternativo oferece um enorme benefício financeiro para as organizações, principalmente pelo fato de que não demandam de custos de implantação e de manutenção como os relógios de ponto. Isso acontece graças aos avanços tecnológicos, que permitiram o uso de gerenciamento deste sistema de forma completamente online e mais segura, o que também reduz as chances das empresas terem que arcar com processos trabalhistas e seus eventuais custos.

Mas além disso, outra vantagem econômica deste sistema é em relação à oferta de benefícios garantidos aos funcionários celetistas como vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde, convênios e férias por exemplo. Os valores de todos esses benefícios são calculados com base na jornada de trabalho dos colaboradores, e alguns deles são ainda mais rígidos uma vez que estão atrelados à frequência dos colaboradores e a quantidade exata de horas que trabalharam no mês.

Como exemplo, o vale-transporte é oferecido a todos os funcionários da empresa para custear a passagem de ida e volta do trabalho. Logo, nos dias de folga, férias ou nos dias que o colaborador faltou, ele é desnecessário. Com tantas regras diferentes sobre seus usos, toda empresa deve saber exatamente como calcular cada um desses valores de forma correta, para evitar pagamentos a mais ou até menos inferiores, fazendo com que um funcionário entre com uma ação pedindo o pagamento correto de seus direitos trabalhistas. Mas com um controle de ponto moderno e completo, sua empresa terá segurança no gerenciamento de todos esses benefícios, uma vez que o sistema calculará todos esses valores automaticamente.

Controle de ponto por aplicativo: funciona mesmo?

A resposta é sim! O controle de ponto por aplicativo é o método mais seguro de registro do mercado, tudo graças à tecnologia usada na criação de mecanismos de segurança modernos como reconhecimento facial, voz e senha. Também conhecido como controle de ponto móvel, ele pode ser instalado em computadores, tablets e celulares com sistema IOS ou Android, desde que sigam as normas impostas pela nova Portaria 671. Esta praticidade ajuda não só em toda gestão de jornada dos funcionários, mas também traz uma grande vantagem que é a possibilidade do home office, modelo de trabalho que está crescendo cada vez mais no país e também sendo muito bem visto pelos profissionais.

Segundo um levantamento feito pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (SOBRATT) em 2018, 45% das empresas que participaram da pesquisa praticam o home office, enquanto 15% ainda estão avaliando se vão ou não implantá-lo. Dentre as empresas que já a adotam, 25% começou a usá-la há menos de 1 ano. Este modelo de trabalho traz diversos benefícios para as organizações, mas uma das principais dificuldades encontradas ao implementá-lo era como gerenciar a jornada dos funcionários à distância, o que somente é possível por meio de um controle de ponto alternativo.

Com ele, os colaboradores podem registrar seus horários à distância por meio dos aplicativos com todas as medidas de segurança que citei acima.  Além disso, os gestores também têm acesso a um painel de acompanhamento em tempo real, no qual poderão acompanhar informações como horas extras, tempo trabalho, se o colaborador fez sua pausa para almoço. Tudo isso comprova que o controle de ponto online não só funciona, como também é a melhor opção disponível no mercado, pois garantirá a segurança no registro dos horários, praticidade e eficiência em toda essa gestão à distância.

Redução de custos e erros operacionais

Ao longo deste texto, expliquei como um controle de ponto moderno e completo pode contribuir para que sua empresa tenha uma redução de custos e de erros operacionais.  Para mostrar isso na prática, nada melhor do que ver alguns cases de sucesso de nossos clientes. Ao final de cada exemplo, você pode clicar no banner para conferir a experiência completa das empresas, com todos os benefícios que tiveram ao adotar o sistema da PontoTel. Vamos começar.

Samhi

Em 2016, a Samhi, empresa referência no mercado de terceirização do serviço de mão de obra, buscou a PontoTel para ajudá-los a ter um melhor gerenciamento da jornada de trabalho de seus funcionários. Segundo seu diretor Bruno Galvão, na época a empresa possuía cerca de 600 colaboradores que prestavam serviços em todo o Estado de São Paulo, e apesar de terem um sistema de ponto mecânico, controlar os horários de todos os funcionários era uma tarefa praticamente impossível.

Isso acontecia pois, como mencionei neste texto, este sistema é muito burocrático e necessita de um espaço físico para ser instalado, o que dificulta a marcação dos horários de trabalhadores que se locomovem todo momento para realizar suas tarefas. Mas ao conhecerem mais sobre o PontoTel, logo resolveram adotá-lo e implantá-lo, uma vez que a tecnologia usada em nosso sistema permite não só uma melhor administração dos horários, como também uma otimização de todo o processo de gestão de ponto.

Para isso, o primeiro passo foi adotar um processo de implementação em etapas. Lembra que disse acima que é importante que este processo de adaptação seja feito em etapas, para garantir que todos os funcionários se adequem à mudança e consigam usar o sistema adequadamente? Esta foi uma das preocupações da Samhi, que organizou um processo de adaptação gradual para seus colaboradores.

Como resultado, não só a implantação do sistema foi muito eficiente, como também observaram uma redução significativa de custos e erros operacionais. Segundo Bruno, ele otimizou seus processos operacionais em 90%, e hoje consegue ter um maior controle sobre faltas, atrasos e horas extras, o que reduziu seus custos com benefícios em torno de 3% a 4%.

Intersept

O Grupo Intersept, grande empresa também do ramo de prestação de serviços, tinha um grande problema em controlar a jornada de seus trabalhadores, uma vez que o sistema que adotavam não era seguro nem eficiente. Segundo seu diretor de operações Ismael Carneiro de Souza, a organização utilizava o ponto por exceção, e todos os processos como lançamento de faltas, atrasos e horas extras eram feitos manualmente. Tudo isso fazia com que a empresa não conseguisse comprovar a quantidade de horas trabalhadas, e quando eram acionados na Justiça, perdiam a ação justamente devido à falta de veracidade dos dados.

Com estes problemas se agravando cada vez mais, a empresa decidiu procurar por um sistema alternativo que atendesse suas necessidades. Ao conhecer o PontoTel e todas as suas funcionalidades, o Grupo optou por implantá-lo à seus mais de 5 mil funcionários. Após todo o processo de adaptação, Ismael afirmou que a empresa teve uma redução de 45% no número de processos trabalhistas relacionados ao ponto, uma vez que agora possuem total segurança no registro dos horários. Além disso, a otimização no processo operacional contribuiu para uma economia de tempo e dinheiro, uma vez que tiveram uma redução dos custos administrativos em 83% e na folha de pagamento.

Temos um convite para você – Conheça o PontoTel!

A PontoTel é uma empresa que produz soluções para controle de jornada. Acreditamos que o controle de ponto não precisa ser detestado e pode ser um grande aliado do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.  Com o nosso sistema, você tem na palma de suas mãos a gestão completa da jornada dos seus colaboradores, indicadores de frequência, cálculo automático de horas e tratamento de ponto com diversas ferramentas. O PontoTel é móvel, inteligente e possui o melhor custo benefício do mercado. Grandes empresas confiam na nossa solução, seja você também nosso parceiro! Agende um bate-papo com um especialista em controle de ponto!

Conclusão

Ter um controle de ponto moderno e eficiente vai além do que seguir uma determinação de nossa lei. Este sistema é essencial não somente para garantir a segurança no registro dos horários de seus funcionários, como também para proporcionar diversos benefícios como uma otimização dos processos do departamento de recursos humanos, e garantir uma relação mais transparente entre a contratante e seus colaboradores.

Por isso, é importante saber as principais dúvidas sobre este sistema: os modelos que existem disponíveis no mercado, as regras estabelecidas em nossa CLT para a adoção de cada um deles, suas funcionalidades e como implantá-lo de forma eficaz em sua organização.

Publicação/Fonte: PontoTel

---